17
set
às 10:36
por Rafael Arcanjo
Você já teve a missão de analisar uma planilha Excel com muitos números para conseguir saber qual foi o mês que teve mais vendas ou o Vendedor que mais vendeu dentre outros? Se sua resposta for sim, provavelmente você teve que usar o recurso de classificar do maior para o menor. Ou então foi no “olhômetro”, mas deu um trabalho gigantesco. Eu, aqui do outro lado da tela, consigo sentir um suspiro de “Nem me lembre! Tive que ficar até depois do horário para fazer isto...”.
Pois bem, da próxima vez que for analisar uma planilha, experimente o recurso de
Formatação Condicional do Excel 2007. Aí você pode me falar: “Mas Arcanjo, este recurso já existia nas versões anteriores, qual a graaaande novidade?”. A novidade é que a ferramenta foi aprimorada, permitindo que você consiga, através de recursos gráficos, analisar rapidamente os dados.
Por exemplo, se eu lhe perguntar quais os meses que mais venderam dentre os 12 meses do ano, quais ficaram em áreas intermediárias e quais meses a venda foi abaixo da expectativa você conseguiria me responder apenas mostrando o documento? Agora você pode :)
Para demonstrar esta mesma pergunta acima, criei uma tabelinha simples com os meses do ano e os valores vendidos em casa um destes meses.
Selecione os dados da coluna de
Vendas e vá em na Guia
Início, Grupo
Estilo, Botão
Formatação Condicional. Várias opções são abertas, como mostra a janela abaixo.
O sistema de formatação condicional utiliza o mesmo conceito de Live Preview de várias opções de formatação do
Office 2007. Se você se esqueceu, o Live Preview deixa que você visualize as alterações antes de ter que aplicá-las, economizando seu tempo.
Vamos utilizar em nosso exemplo o recurso de
Conjunto de Ícones. Existem várias opções que você pode escolher, definindo o que melhor se adapta ao seu uso. Eu escolhi para o nosso exemplo a primeira opção, de 3 setas coloridas.
*Clique na imagem para ampliar
Automaticamente nossa tabela fica com as setas indicando os dados, facilitando assim a visualizar os meses com baixo desempenho, os meses com desempenho médio e os superiores. Você pode gerenciar estas regras, definindo novos cenários. Por exemplo, você é sua regra que só quando for maior que 80% que a setinha precisa ficar verde. É simples fazer esta mudança selecionando o local com os dados (no nosso exemplo, os dados de vendas) e clicando em
Formatação Condicional - Gerenciar Regras, escolher a regra em questão (pode existir mais de uma) e depois em
Editar Regras.
*Clique na imagem para ampliar
Do jeito que está configurado agora nós já conseguimos responder ao questionamento feito no terceiro parágrafo. Porém, seu chefe é detalhista e ainda quer saber qual foi o mês em que mais vendeu e o mês que menos vendeu.
Para tal, eu seleciono novamente a área onde estão os dados de vendas e clico em
Regras de Primeiros/Últimos. Serão desenvolvidas duas regras, uma para o maior valor e outra para o menor valor.
Para a primeira escolho a opção 10 Primeiros Itens. Na tela que se abre, mude a opção para 1 item apenas e a configuração de cor para
Preenchimento Verde e Texto Verde Escuro. Confirme.
Para a segunda regra o procedimento é quase igual, porém você selecionará a opção
10 Últimos itens, na tela seguinte mudar a opção para 1 e escolher o a opção de cor para
Preenchimento Vermelho Claro e Texto Vermelho Escuro.
Pronto. Tenho agora uma opção de tabela em que rapidamente eu sei quais são os meses bons, intermediários e ruins, além do mês que mais vendeu e o que menos faturou.
A grande vantagem de usar a Formatação Condicional é que se você mudar os valores, o Excel automaticamente se encarrega de mudar a formatação da célula que passou a ter o maior/menor valor.